Comment classer et archiver ses papiers ?

Dans le monde actuel, où tout va très vite, les données et les informations sont partout.

Malheureusement, beaucoup d’entre nous ne font pas d’efforts disciplinés pour les gérer correctement lors de leur collecte initiale.

Grâce aux conseils suivants, vous serez en mesure de mettre en place un système d’archivage simple et efficace, de minimiser votre risque de perte financière et de vous faciliter la vie !

Comment faire pour mieux ranger ses papiers ?

Classez vos papiers pour mieux vous y retrouver : rassemblez tous les papiers qui se sont accumulés sur votre plan de travail – n’oubliez pas de vérifier tous les tiroirs ! Il est temps de les trier par catégories.

Tout d’abord, jetez tout ce dont vous n’avez plus besoin. Ensuite, classez ce qui reste par catégorie : factures, magazines et catalogues, documents et formulaires, articles de référence (comme les lettres ou les carnets d’adresses), et enfin les déchets.

Vous pouvez même attribuer un panier ou un plateau à chaque catégorie. Une fois le tri effectué, il sera facile de remettre les choses à leur place.

Les étapes pour trier, organiser et ranger efficacement ses papiers

  1. Limitez les courriers que vous recevez : Aujourd’hui, il est encore possible de recevoir nos documents directement par Internet. Changez vos notifications de courrier et éliminez un dossier de vieux papiers.
  2. Triez vos papiers
  • Les documents utilisés régulièrement : Numérisez et copiez vos documents, puis classez-les par catégories. Effectuez une recherche rapide parmi des milliers de pages pour trouver un document spécifique par termes, par contenu ou même par caractéristiques graphiques telles que la couleur.

Rangez-les ensuite dans un tiroir ou sur votre étagère dans le même ordre que celui dans lequel vous les avez placés sur le modèle.

  • Les documents à archiver : Les documents que vous devez garder à portée de main doivent être triés et classés immédiatement. Gardez-les dans un panier dans votre bureau à domicile ou dans un tiroir accessible, mais jamais en pile.

Pour le reste des documents qui n’ont pas besoin d’être à portée de main, passez-les en revue dès que vous avez le temps.

Comment faire de l’archivage des papiers en entreprise ?

Lorsqu’une entreprise est créée, elle crée des archives, qui sont dans la plupart des cas une pièce ou une armoire où sont stockés les dossiers les plus anciens.

L’archivage des papiers est nécessaire pour la conservation et la protection des documents primaires, qui constituent un capital important pour une entreprise.

Pour cela, il est obligatoire de créer les conditions structurelles, fonctionnelles et administratives afin de garantir leur protection et la préservation de leur intégrité dans le temps.

C’est pourquoi nous vous proposons une solution technologique spécifiquement conçue et optimisée pour l’archivage de vos documents. Nous mettons tout en œuvre pour rendre votre processus d’archivage facile et efficace.

L’archivage des papiers en entreprise : Comment ça marche ?

Les solutions d’archivage vous permettront de stocker tous les documents de votre entreprise en un seul endroit et vous y donnera accès à tout moment, en tout lieu et sur n’importe quel appareil, grâce à un site Internet sécurisé et crypté.

  • L’archivage interne : L’archivage interne intervient lorsque l’équipement nécessaire, comme les étagères et l’outillage pour la gestion des documents, doit être installé dans votre entreprise.

Cette option vous permettra de choisir une salle d’archivage interne adaptée à vos besoins. Pour ce faire, vous devez analyser les caractéristiques de votre entreprise en ce qui concerne l’espace disponible et aménager votre espace de stockage en conséquence.

  • L’archivage externe : Les services d’archivage externe utilisent à la fois des supports imprimés et numériques pour fournir des solutions rentables aux grandes entreprises et aux organisations gouvernementales.